聲威網際科技公司
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劉興華
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電話客服中心二次產業革命

新一代網路客服中心

IP call Center


電腦電話整合技術(CTI)發展至今,已大量應用在人類生活週遭,諸如:電腦自動交換總機PBX)、語音信箱(Voice Mail)、電話互動交易系統(IVR)、及目前極為興盛的客服中心(Call Center)等,然而由於網際網路的興起,電腦電話整合技術,也將走入一個全新的應用領域與境界,使得原來以電腦做為伺服器端的傳統CTI應用,有逐漸走向客戶端應用的趨勢,如此一來,電腦與通訊將更緊密的結合,且形成一種分散式的通訊架構,可預期在未來,藉由網路相互連結之下,電腦將成為人類歷史上一個最重要的通訊平台。

網際網路由於利用封包交換在網路上傳遞的優勢,其具有通訊成本低廉、容易整合資料及多媒體應用、以及沒有國界空間的限制等等多項特點,因此極易成為全球廣域的通訊工具之一,而由於語音封包技術不斷的演進,目前已經可以在網路上同時傳遞語音與資料,網路與電腦電話的整合概念下形成的Web call Center,也就成為必然的發展趨勢。

IP-Call Center也就是Web call center簡單的講,是強調網際網路與電腦電話的整合,例如將於後面提到的Client-Server IP-call center架構,就是一種軟體的電話交換總機及分機系統,其結合網際網路,只要在 客服中心電腦上安裝此一總機系統軟體,則原傳統硬體式的總機系統裡之所有的功能,包含桌上的原分機電話,仍然可以正常使用以外,每一個下載的軟體分機,可立即將 客服中心個人電腦變成為網際網路電信系統裡的一個分機,並相容於原公司總機系統,且可以無限擴充其分機數量及功能,從此既可以使用傳統電話系統來通訊,並可以同時藉由電腦自動化資訊處理,及網路連結所帶來的遠大效益,以多媒體資訊型態來作通訊。

由此可知,IP-call center的未來發展,會將傳統的電話通訊之研究,由硬體導向帶往一個軟體導向的新境界,而且是建構在開放式的運算平台上,其中的硬體零組件將愈來愈少,甚至在未來將只有看到PC及通話裝置而已,所有的功能將被整合進各種功能超強的軟體裡,可想而知,未來的IP-call center產業也將回歸為軟體產業。

傳統的客服中心系統(Call Center)指的是電腦與電話的整合(Computer Telephony Integration)應用,利用電腦高速的資訊處理能力,將類比語音電話常用之轉接、撥號、傳真、答錄等功能,以電腦之數位運算處理方式來執行,因此具有許多類比方式無法達到之效益,例如數位化之後,每一通電話便可以結合單位內部各資訊系統,將原本固定式之電話轉接、撥號、答錄等功能,以電腦的軟體流程來控制,因此具有更多的彈性,並能包含查詢、互動等更多功能的處理能力。此變革對於傳統電話通訊之限制,的確做了很大的改善,也造成電話客服中心的一次產業革命。

在這個階段的電話客服中心,以電腦之運算能力,將電話擴展了許多功能,包括有:

互動式語音查詢、互動式傳真回覆、自動總機、語音信箱、來話方身分辨識、互動式螢幕顯示、自動話務分配、多線語音錄聽、電話語音及傳真自動行銷、通話狀況分析、網路電話及傳真節費系統、及資訊整合之客服中心等。在這個通訊架構中,外部線路透過所謂的電信系統提供者(Provider),經由CTI系統所提供之伺服器,來作所有的資源管理及運算等工作,因此傳統CTI之定義可為:「利用電腦的軟硬體處理能力,對一已知電話系統,擴展其更多之電話處理功能」。

然而,過去人們所接觸的電話客服中心,仍然是在傳統的PSTN電話系統裡,脫離不了系統提供者及電話硬體線路的技術範圍,因此也受限於老舊系統裡,一些不合時代潮流的功能。例如當人們使用電話通訊時,仍然只能使用數字鍵來撥號,因此需記憶甚不合理的電話號碼。而在你撥通對方號碼之後,除了聲音以外,就沒有其他任何資訊可以輔助這個通訊聯絡。這些問題都是因為傳統電信系統架構裡,長久以來眾多不合人性的缺點之一,進入了電腦電話整合時代裡,這些問題應該要獲得解決,但是傳統CTI的研究重點,大都放在伺服器端的技術整合上,對於以電腦作為電話通訊平台的努力,卻沒有較為顯著的發展。

網際網路的蓬勃發展,改變了人類之間的通訊方式與習慣,就像百年前發明了電話一樣,使得人與人之間的距離,又縮短的一大步。網路出現以後,使得利用電腦作為日常通訊工具的人,大為增加,其中又以電子郵件為最多。上網的人愈來愈多,網路的頻寬也愈來愈大,專線的普及也成為各界共同努力的目標,因此電腦成為人類的通訊平台,不再是夢想。一旦人們開始採用電腦及網路,作為其語音通訊的工具時,結合電腦強大的邏輯運算能力之下,使用傳統電話的所有種種不便,都將可以迎刃而解。

最近看到一些系統開始將Call Center PBX的功能,以電腦的軟體程式來執行,獲得很大的迴響,產業界也開始有一些產品出現,例如其利用網路及軟體來整合Call Center系統,可以達到充分利用電腦通訊平台的能力。因此,可以徹底解決傳統通訊架構所遭遇到之問題,也能以符合人類習慣的方式,逐步將電話通訊這個工具,升級至新一代的多媒體通訊工具。

當電腦網路成為電話通訊平台的主要技術之後,原本與電話系統沒有交集的資訊技術,卻變得日益重要,可預期在未來,電話通訊就是網路技術的一個重要應用,而資訊技術人員也將要面對單位內的語音、資料等通訊需求,就像是架設一個企業網站,或管理一個資料庫系統一樣,將來所有的資訊管理人員,也都要將電話語音及資料作最佳化的整合,以網路加值型的電腦電話整合技術(IP-CTI),來處理企業之訊息整合系統(UMS)、及顧客關係管理(CRM)等需求,因此不論來自網頁端,或是來自電話端,企業的客戶服務架構,最後都將整合在一個全方位且多功能的客戶服務系統(Call Center)中。

在網路上傳送語音的技術,也就是大家所熟知的VOIP技術,並非沒有任何挑戰,且IP-Call Center所強調的效益,也絕非僅為VOIP所帶來的效益,真正的發揮功效的是IP-Call Center裡,資料和語音整合的通訊技術,而語音技術除了壓縮以外,還有識別及合成等相關技術,這些技術整合起來,才能將IP-Call Center真正普及到全世界,由此也可知,IP-Call Center是一個著重整合的技術。


Call Center 的演進--從un-PBX 到IP-PBX call center
從電話發明了以後,就出現了電話交換機,早期是使用人工的方式,將兩個以上的通話者,線路相連接,使它們可以彼此交談。而由於通訊網路愈來愈複雜,因此出現了電子式的交換機,其中又分為類比式與數位式兩大類,近年來,由於網際網路的發達,通訊網路有逐漸朝向網際網路整合的跡象,因此可預期在未來,所有的交換機,都將會是架構在數位式且以IP為基礎的系統之上。

Un-PBX主要將PBX及CTI Server整合成為一個系統,藉由與電腦連接在一起的CTI卡,提供內線及外線之間的通話線路交換,唯其交換機制仍然屬於接點式交換,當然Un-PBX可藉由電腦上加裝一片網路卡,增加許多附加功能,使得一般中小企業,可以透過此種方式,做到許多的資源整合用途,諸如,傳真伺服器、資料庫共用、及一般IVR等級的Call Center。

IP-PBX主要將PBX、Computer及Network三部份整合成為一個系統,其中之內線與外線的交換方式,已成為全數位式的無接點交換,因此很容易和公司內的網路連通,此時,不論是語音、資料、影像、圖形、傳真,都可以很密切的連結在一起,藉由IP的通訊方式,作各種資訊化的應用。因此可以看見,公司內部不需裝設傳統的電話線路,只需一條網路即可讓電話與電腦共用,而傳統電話機也將逐漸式微,取而代之的是一個個電腦通話器,裡面除了有傳統交換機電話所有功能以外,更有成千上萬種傳統話機沒有的功能。而由於網際網路的成長,此種趨勢將持續加速發展,很快的,人們將可應用這種新一代的通訊方式,在各行各業裡大放光彩。

事實上,科技局勢的演變之下,IP-call center的產業與傳統的call center已經大不相同了,傳統call center還停留在硬體與軟體同時並存的階段,但本文提出的IP-call center這個新興的產業技術,簡單的說:一、是將IP-PBX原來發展的重點,由企業內部網路往外部Internet網路上發展,會愈來愈朝向純軟體的產業上走,而它的硬體產業則會整合成為網路設備產業。二、傳統call center著重於伺服器端的電腦電話技術整合,是屬於集中式的通訊架構,而IP-call center著重於客戶端的網路技術整合,是屬於分散式的架構。因此IP-call center著重的是軟體的整合服務內容,探討如何讓即時語音通訊,方便的進入到個人電腦中,且符合人類的習慣及更具人性化,將文字、語音、視訊、多媒體等多種資訊流封包化,以結合網際網路成為全球普及的整合式通訊平台。


分散式網路客服中心
顧名思義,分散式網路客服中心,使用者只要藉由瀏覽器連上伺服器網站,PC端即可同時具備傳統及新一代的多媒體電話功能,可以撥號到任何客服中心。當然撥號的範圍包含了傳統的電話線路,及新一代的網際電信之使用者。這種軟體電話採用VOIP的技術,利用網路來傳遞聲音及資料,因此整個電話通訊系統,是由軟體功能來決定的。使用這種下載式電話,將是未來網路客服的趨勢。

當使用者進入網路客服中心下載軟體電話後,立即就可以使用,且輕易結合企業內部的交換總機系統,成為具備全球多媒體整合訊息服務系統的一份子,從此可以使用更方便的方式來和其他人通訊,包含聲控撥號、內撥外、外撥內的全球查號、語音配合文字圖形的互動式查號訂購系統、多媒體的企業Call Center系統、Email撥號、查詢、聽取留言等系統,這些所描述之眾多功能,都只是電話通訊產業進入電腦及網路後的一小部份功能而已。

我們也看到一個趨勢,那就是可以利用一個USB的電話轉接裝置,以配合下載式軟體電話來使用。此為一個電腦與傳統電話機的轉接盒,結構上是一個T型接頭,一端是連接到電腦的USB接頭,一端是接到電話機的RJ-11接頭,另外一端則可以接到傳統PSTN電話線路,或是公司單位裡的分機電話線,使用者將USB接到電腦上之後,就能以傳統話機來使用電腦軟體電話。在IP-CTI架構裡,這是一個最小的單位,分散在各使用者端的PC平台,可以讓使用者相容於傳統習慣,但更重要的是,藉由該USB轉接器,本文企圖架構出一種自動分散的網路通訊平台策略。因為使用該轉接器,首先即可讓使用者的分機或獨立話機,輕易的接上電腦及網路,因此相容於傳統電信系統,也相容於人類的習慣,帶來極大的方便性。

再者,由於網路(Network)與傳統電話線路(PSTN),經由此T型接頭結合在一起,因此可以看成是一個單線的Gateway,具有從網路上路由一個通話至電話線路,或從電話線路將一通語音電話轉換至網路上的能力,而這些USB的T型Gateway廣佈在各個PC平台端,藉由軟體的控制,這些大量且分散的軟體電話使用者,都可以成為IP-call center裡的一個運作單位。如此,將電腦、網路及電話整合起來,藉由網路電話軟體、及企業內部IP-PBX軟體,並配合各式各樣訊息服務伺服器,可將全世界的通訊平台整合起來,發揮使用者的螞蟻雄兵力量,達到自動分散式運算的效果。


IP-Call Center的殺手應用
若IP-Call Center提供網路下載式軟體電話,可以立即更新使用者的傳統電話通訊方式,因為利用T型接頭,使用者的傳統話機線路仍然被保留,且相容於所有的原系統。因此只要企業內部具有電腦及網路,則使用者可以立即藉由安裝軟體,來提昇傳統電話的功能,而原來的分機電話所有功能,則沒有任何的影響,這都是因為使用T型接頭的好處。經由軟體的設計,使用者仍然可以收到企業其他分機來的撥號,因為當響鈴訊號產生時,T型接頭的局線端會發出信號,經由USB介面通知電腦系統,軟體會去處理這個事件,自動將電話接起,並將聲音以數位方式,在電腦中以錄放音方式達到訊號交換的目的。使用者拿起電話,也可以和往常一樣撥號,系統會將這個撥號解析,然後送至企業內的交換機,或是其他IP-CTI架構裡的網路軟體電話。

當然,一開始,使用者就能夠感覺IP-Call Center通訊系統的好處。因為當使用者一拿起電話的時候,螢幕上就會跳出其所安裝的軟體電話程式,此時,一切都由功能超強的軟體來接手,處理使用者的通訊需求。使用者不必選擇先撥0然後再撥外線,或是直接想要撥企業內部的分機,系統會自行判斷你的撥號,因為在安裝軟體的同時,系統已經設定好一些參數,使它知道分機號碼的範圍。因此,到目前為止,使用者裝上T型接頭和軟體電話程式後,所有的原分機系統功能都沒有改變,但是,真正吸引人的功能這才要出現。

裝上軟體電話程式以後,使用者可以看到螢幕上所有撥號的電話簿,也可以使用滑鼠點選下拉的方式來撥號,如果使用者願意念出聲音來,也可以變成語音識別撥號。當你不在座位上的時候,軟體電話會藉你的電腦記憶體,存下來電者的訊息,比傳統答錄機的功能還要齊全。你可以從外面撥號回到企業內分機,來存取訊息,或是設定軟體電話將你的訊息轉撥到手機。想聽新聞嗎?還是股票資訊,軟體電話伺服器可以提供大家最新的消息,利用TTS的方式播送文字及聲音資訊,非但如此,軟體電話本身就是一個網路瀏覽器。

傳統電話客服系統到此為止,已經無法和IP-Call Center相比較了。接下來,使用傳統電話撥號到醫院掛號,或是到銀行的客服中心,使用者必須有耐心的等待,等候聲音序列的緩慢通過,然後聽到你想要的分機號碼,再撥號進入。但由於軟體電話具備瀏覽器功能,因此在畫面上就可以看到一切。當你使用軟體電話撥入具有IP-CTI伺服器的企業,客戶端就會出現該企業所預設的訊息網頁,專門針對電話Call in所設置的網頁,因此從使用的的畫面上,就可以看到所有掛號的各科診療分機號碼,甚至看診時間,當然也可已使用點選方式去選。如果該企業沒有設置伺服器,也沒有關係,系統依然相容於傳統習慣。當然,我們期待IP-Call Center的系統建置者,主動為一些典型常被撥號的大企業,例如500大企業或醫院等Call in訊息較多者,先預設其訊息網頁,或是將該電話號碼關聯到該公司的原網頁也可以,如此可以吸引使用者下載安裝軟體電話,因為他可以在撥號時,獲得比別人更多的訊息。

使用傳統電話客服,和別人通話的同時,絕對無法向對方要求名片,但是使用軟體電話來相互通訊,只要很方便的按下一個傳送鍵,就可以達到這個交換名片的功能。且軟體電話的號碼具有行動性,因此你可以在任何地方使用,IP-Call Center會提供使用者一個伺服器,軟體電話上線時,會將使用者及其IP等資料,向伺服器註冊,因此不論在世界任何地方,只要能上網,就能夠使用這個軟體電話。


IP-Call Center分機擴充及軟體分機伺服器架構
我們提出一個IP-Call Center通訊架構,可以在短時間內,推廣IP-Call Center軟體電話的概念到全世界。綜觀目前企業Call Center的 服務區內,都有電腦及網路連線,另外再加上一部電話分機。要推廣IP-Call Center的新一代電話通訊架構,就必須先需推出企業內軟體分機版本。這個軟體分機的觀念,可以有效解決企業內部電話總機及分機數量、功能不足的情況。由於Call Center使用分機情況非常普遍,因此每個服務群組成員都有自己的分機電話,群組客戶之間,也都習慣使用電話來相互聯絡。而自從網路發展了以後,有人也開始使用網路即時或非即時的訊息傳呼方式,來傳遞文字或語音的訊息。Web call軟體電話就是要整合這些語音和資料、即時和非即時的所有通訊聯絡方式,且以習慣相容的方式,逐步取代傳統電話及分機的通訊架構。

圖四、IP-Call Center分機擴充及軟體分機伺服器架構

軟體分機事實上就是下載式電話的一個應用,針對企業內部分機的特性,設計相容且多功能的一個通訊平台程式。此系統可以利用USB的T型電話轉接器,來連結公司原來的分機線路及分機電話,然後只需安裝好軟體電話分機程式,接著就立即可以使用,原來的公司分機裡所有的功能都可保留,另外更賦予該分機許多有用的附加功能。由於T型接頭採軟硬體相容策略,因此使用者可以只接上電話機,或單獨接上電話線,因此會產生許多不同的拓樸組合。如圖四所示,SE1為單獨接上電話分機的情況,由於該使用者沒有將分機線路接上,因此這個SE(Software Extension)單位,就無法在系統中執行路由電話線路的工作,此SE1就僅能和其他安裝有軟體電話的通訊,以語音和多媒體資訊的方式通訊,而且是和全世界通訊。然而,只要這個企業內部任何人安裝有具路由功能的SE,如E4,或是企業管理者有安裝具更多路由功能的伺服器,如IP-CTI Server,也就是在T型接頭上連結電話線路,則在系統內的其他人都可以透過該SE路由至傳統電話線路,因此,達成了彈性擴充分機的目的。也就是說,如果在一個企業裡,分機數量不夠,則可以使用這種廉價的T型接頭,以網路的架構來擴充電話分機的線路,使用者可以完全相容於原舊式的習慣,也就是使用傳統語音分機電話,然而因為進入電腦平台之後,可獲得更具威力的功能。

軟體分機在架構上,採用自動協調方式,動態產生最合適的群組伺服器,每一個軟體電話伺服器,就好像傳統電話交換總機一樣,負責這一群組間相互的訊息交換,且一個企業內,不限定只能有一個伺服器,因此這些伺服器之間也會相互溝通,傳送群組內各使用者的IP及電話號碼等資訊,由於在軟體分機客戶端的資料庫裡,已存有群組的好友名單,因此軟體電話會隨時告知使用者,有哪些SE是存活的,可以接通的,一旦有其他人加入使用這個軟體分機系統,也會經由伺服器通告所有的分機,可以對此分機之號碼做通訊聯絡。而平常分機對分機的通訊,是不需經由伺服器的,伺服器負責通告大家位置與號碼的關聯資訊,以及最新的電話與網路之路由資訊。


語音識別於IP-Call Center的應用
我們提出一個結合語音識別的智慧型軟體自動總機系統,可協助現有的總機小姐,任何打入的電話只要說出所要找的人或部門,即可透過語音辨識轉接到對方,此系統並提供 Call Center的服務,因此無論身處在世界各地,只需透過電話,就可以取得各項訊息服務,如:股價查詢、成交查詢、股市動態分析等。 此系統可取代現有總機小姐及大量的 Call center執機人員,有效降低企業人事成本,並提昇顧客關係管理之服務品質。

另外在此系統中並可直接使用網路電話VOIP,和世界各地連通,以及Web base UMS等多功能的智慧程式,提供極人性化且方便的操作介面,將企業原有的電話總機功能發揮到極至,並能結合單位內的網路系統,讓使用者桌上的電腦及下載式軟體電話,加入總機群組伺服器,這整個系統立即變成企業新式的網路總機通訊工具。此系統有兩種型式可供不同用戶使用,一為結合企業內部原有之總機系統,企業只要在其原有之總機下,安裝智慧型網路總機伺服器於其線路上,即可提供同時多線的總機語音辨認服務。另一種為完全取代傳統電話總機系統,此型機種為提供新設立之企業直接安裝,成為新一代的語音辨識總機系統,因此無須再使用一般傳統總機系統。


結論
新一代IP-Call Center可以有效解決傳統電話所遭遇到之問題,且由於相容於習慣,立即可擁有多項功能,而其功能也像一般軟體一樣,可不斷的下載最新的版本,以加強原有軟體電話的功能,因此,很明顯的,將傳統電話語音通訊產業,推向一個軟體加值的產業,藉由本文的論述可知,此種軟體式的電話,將是未來最具潛力的CALL Center通訊架構。

企業內由於頻寬較不受限制,是IP-Call Center最容易成功的地方,因此我們提到使用USB連結器,開始先從Call Center內網路端平台著手,因而產生了企業分機軟體電話系統,然後再藉由廣泛的互相連結之下,架構了一個前所未有的廣域通訊平台,建構在非常簡單的自組織分散式系統上,因此,可預期,在不久的將來,此IP-Call Center全球網路電腦電話整合架構,將改變目前全世界所習用之傳統電話系統,帶來更方便、更具人性化的新一代通訊革命。